Άλλα τα Eπείγοντα, άλλα τα Σημαντικά!

Πώς να ιεραρχήσετε όλα όσα έχετε να κάνετε

Αν ανήκετε σε αυτούς που οι 24 ώρες της ημέρας μοιάζουν λίγες για να καταφέρουν να χωρέσουν όλα όσα πρέπει να κάνουν, το Διάγραμμα του Eisenhower ίσως είναι η λύση στο πρόβλημά σας, καθώς θα σας βοηθήσει να ιεραρχήσετε σωστά τις προτεραιότητές σας.

Ο Dwight Eisenhower -πρώην πρόεδρος των ΗΠΑ- θεωρούνταν αυθεντία στη διαχείριση του χρόνου του, καθώς είχε την ικανότητα να κάνει τα πάντα τη σωστή στιγμή. Πώς το κατάφερνε αυτό; Έχει μείνει στην ιστορία η φράση του: «Έχω δύο είδη προβλημάτων, τα επείγοντα και τα σημαντικά. Αυτό που είναι σημαντικό είναι σπάνια επείγον και αυτό που είναι επείγον είναι σπάνια σημαντικό».

Εμπνευσμένος λοιπόν από αυτή τη φράση, ο συγγραφέας Stephen Covey δημιούργησε το Διάγραμμα του Eisenhower, το οποίο έμελλε να αποτελέσει πολύτιμο εργαλείο για όσους προσπαθούν να διαχειριστούν αποτελεσματικά το χρόνο τους.

Μπορεί οι λέξεις «σημαντικά» και «επείγοντα» να σας φαίνονται παρεμφερείς, αλλά δεν είναι. Επείγοντα είναι αυτά που απαιτούν την άμεση προσοχή σας, διότι εάν δεν διεκπεραιωθούν εγκαίρως θα υπάρξουν συγκεκριμένες επιπτώσεις και όσο καθυστερείτε να ασχοληθείτε μαζί τους, τόσο αυξάνεται το άγχος σας. Τα σημαντικά μπορεί να μην απαιτούν την άμεση προσοχή σας, αλλά είναι αυτά που θα σας βοηθήσουν να πετύχετε τους μακροπρόθεσμους στόχους σας – οπότε εδώ χρειάζεται σωστός σχεδιασμός.

Το Διάγραμμα του Eisenhower χωρίζεται σε τέσσερα μέρη, ανάλογα με το πόσο σημαντικά και πόσο επείγοντα είναι αυτά που έχουμε να κάνουμε: τα επείγοντα σημαντικά, τα επείγοντα μη σημαντικά, τα σημαντικά μη επείγοντα και τα μη σημαντικά μη επείγοντα. Φτιάξτε λοιπόν μία λίστα με όσα έχετε να κάνετε και στη συνέχεια μοιράστε τα στις τέσσερις αυτές κατηγορίες, ώστε να μπορέσετε να τα διαχειριστείτε ανάλογα.

Τι πρέπει να κάνω άμεσα

Εδώ θα περιλάβετε όσα είναι και επείγοντα και σημαντικά, δηλαδή αφ’ ενός πρέπει να εκτελεστούν άμεσα διότι διαφορετικά θα υπάρξουν επιπτώσεις και εφ’ ετέρου έχουν συνέπειες στους μακροπρόθεσμους στόχους σας. Δε θα είναι δύσκολο να τα ξεχωρίσετε, γιατί σίγουρα θα είναι τα πρώτα που σας έρχονται στο μυαλό.

Τι πρέπει να προγραμματίσω για αργότερα

Εδώ καταγράφετε όσα είναι σημαντικά, αλλά δεν είναι επείγοντα, οπότε μπορείτε να τα προγραμματίσετε για κάποια άλλη στιγμή στο κοντινό μέλλον. Επειδή όπως αναφέραμε και προηγουμένως τα σημαντικά είναι αυτά που θα καθορίσουν τη μελλοντική σας εξέλιξη, καλό είναι ο προγραμματισμός σας να είναι συγκεκριμένος και να μην τα αναβάλλετε διαρκώς επ’ αόριστον.

Τι πρέπει να αναθέσω σε άλλους

Σε αυτή την κατηγορία εντάσσονται τα επείγοντα μη σημαντικά, εκείνα δηλαδή που πρέπει να εκτελεστούν άμεσα, αλλά δεν επηρεάζουν τους μακροπρόθεσμους στόχους σας. Είναι αυτά που μπορείτε να αναθέσετε σε άλλα μέλη της ομάδας σας, καθώς συνήθως είναι απλά διαδικαστικά ζητήματα και δεν απαιτούν τις δικές σας ιδιαίτερες ικανότητες. Άλλωστε είναι απαραίτητο να μάθετε να αναθέτετε σε άλλους κάποια πράγματα και να μην προσπαθείτε να τα κάνετε όλα μόνοι σας, εάν θέλετε να είστε δημιουργικοί και παραγωγικοί και όχι εγκλωβισμένοι σε έναν κυκεώνα ανεκπλήρωτων υποχρεώσεων!

Τι πρέπει να διαγράψω

Εδώ έχουμε ό,τι περίσσεψε από τις προηγούμενες τρεις κατηγορίες, κοινώς αυτά που δεν είναι ούτε επείγοντα ούτε σημαντικά και απλά σας καθυστερούν από το να καταφέρετε να πετύχετε τους στόχους σας, οπότε τι κάνετε με αυτά; Απλά τα διαγράφετε από τη λίστα σας!

Μερικές χρήσιμες συμβουλές

* Για να κάνετε πιο εύκολα το διαχωρισμό των καθηκόντων σας, μπορείτε να αντιστοιχίσετε ένα χρώμα σε κάθε τεταρτημόριο του Διαγράμματος του Eisenhower, ώστε μόλις φτιάχνετε τη λίστα με όσα έχετε να κάνετε, να χρωματίζετε π.χ. με πράσινο τα επείγοντα σημαντικά, με κίτρινο τα σημαντικά μη επείγοντα, με γαλάζιο τα επείγοντα μη σημαντικά και με κόκκινο τα μη επείγοντα μη σημαντικά.

* Προσπαθήστε να περιορίσετε όσα περιλαμβάνετε στη λίστα σας σε μάξιμουμ 10 καθήκοντα ανά τεταρτημόριο, γιατί διαφορετικά θα δημιουργηθεί ένα κομφούζιο, που ούτε το Διάγραμμα του Eisenhower δε θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε!

* Εάν παρόλα αυτά η λίστα σας είναι υπερβολικά μεγάλη, χωρίστε τη σε δύο μέρη: μία για τα προσωπικά σας ζητήματα και μία για τα επαγγελματικά, καθώς ούτως ή άλλως απαιτούν διαφορετικές μεθόδους αντιμετώπισης, έχουν διαφορετικά χρονοδιαγράμματα και αφορούν διαφορετικές ομάδες ανθρώπων.

* Ξεκινήστε από όσα περιλαμβάνονται στο τέταρτο τεταρτημόριο, διαγράφοντάς τα, ώστε να μικρύνει γρήγορα η λίστα σας και να ασχοληθείτε με αυτά που έχουν σημασία. Να θυμάστε πως η διαδικασία των τεταρτημορίων θα πρέπει να είναι όσο πιο σύντομη γίνεται και να μην απορροφά πολύ από το χρόνο σας, γιατί σε αντίθετη περίπτωση θα σας επιβαρύνει αντί να σας ανακουφίσει!